Conservare le comunicazioni della società affiliata: guida operativa
Checklist per archiviare avvisi, convocazioni e programmi della società TAV: cartelle, cloud, promemoria e verifica periodica.
Cartelle e file
Crea una cartella principale per la stagione in corso, ad esempio '2025 IDTL'. Dentro, sottocartelle per 'Convocazioni', 'Programmi gara', 'Verbali' e 'Comunicazioni generali'.
Assegna nomi file chiari con data e tipo: '2025-03-15_Convocazione_Allenamento.pdf'. Evita nomi generici come 'documento' o 'finale'.
- Usa una cartella per stagione sportiva.
- Nomina i file con data e tipo.
Cloud e sincronizzazione
Carica i file su un servizio cloud (Google Drive, Dropbox, iCloud) per averli su più dispositivi. Attiva la sincronizzazione automatica della cartella sul telefono.
Imposta una cartella condivisa con il capitano o il direttore di tiro se la società usa un drive comune. Verifica le autorizzazioni di modifica per evitare sovrascritture.
- Sincronizza su almeno due dispositivi.
- Controlla i permessi di condivisione.
Promemoria e scadenze
Per ogni convocazione o programma gara, inserisci un promemoria nel calendario con un giorno di anticipo. Usa l'app Calendario del telefono o Google Calendar.
Imposta due avvisi: uno per la scadenza di iscrizione e uno per l'inizio della gara. Controlla il programma ufficiale FITAV per le date.
- Doppio promemoria: iscrizione e gara.
- Verifica le date sul programma FITAV.
Verifica periodica
Ogni mese, controlla la cartella e sposta i file delle gare passate in una sottocartella 'Archivio storico'. Elimina i file duplicati o non più validi.
Prima di ogni gara, rileggi la convocazione per verificare orari, pedana e numero di piattelli. Segna sul quaderno le indicazioni del direttore di tiro.
- Archivia mensilmente i file delle gare concluse.
- Rileggi la convocazione prima di ogni gara.